Mandantentrennung
Kundendaten, Empfängerlisten, Simulationen und weitere Ressourcen werden serverseitig dem jeweiligen Mandanten zugeordnet und getrennt verarbeitet.
Security by process
Sicherheit und Datenschutz entlang des gesamten Simulationsprozesses.
Phishing-Simulationen verarbeiten sensible Organisations- und Reaktionsdaten. Deshalb begrenzt die hookfree Phishing Engine Zugriffe, trennt Mandanten und lässt Auswertungsregeln bewusst durch die jeweilige Organisation steuern.
2FA für KundenfunktionenZusätzlicher Schutz für den Zugriff auf den geschützten Kundenbereich.
Keine PasswortspeicherungKonkrete Eingaben aus simulierten Login-Formularen werden nicht gespeichert.
Kontrollierte AuswertungSichtbarkeit und Mindestgrößen werden organisationsbezogen festgelegt.
Sicherheitsprinzipien
Technische und organisatorische Grenzen, die im Produkt mitgedacht sind.
Sicherheit entsteht nicht durch einen einzelnen Schalter. Entscheidend sind klare Zuständigkeiten, begrenzte Rechte und nachvollziehbare Abläufe.
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Kundenfunktionen werden zusätzlich zur Anmeldung mit Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt.
Rollenbasierte Rechte
Berechtigungen werden über definierte Rollen und serverseitige Prüfungen begrenzt.
Steuerbare Auswertungen
Mindestgrößen und personenbezogene Darstellungen können organisationsbezogen festgelegt werden.
Keine Passwortspeicherung
Bei simulierten Login-Seiten werden konkrete Eingaben nicht gespeichert. Erfasst wird nur die für die Simulation erforderliche Interaktion.
Kontrollierter Freigabeprozess
Eine Managed-Simulation wird erst nach Prüfung, Zustellvorbereitung und verbindlicher Kundenfreigabe eingeplant.
Datenschutz bei der Simulation
Nur die Daten verarbeiten, die für den vereinbarten Zweck erforderlich sind.
Welche Ergebnisse sichtbar werden, hängt von den vereinbarten Auswertungsregeln ab. Die Engine unterstützt sowohl organisationsbezogene Gesamtauswertungen als auch – sofern freigegeben – weitergehende Darstellungen innerhalb definierter Grenzen.
Empfängerlisten
Empfängerdaten werden mandantenbezogen für die Durchführung der Simulation verarbeitet.
Trackingereignisse
Versand- und Interaktionsereignisse werden für die vereinbarte Auswertung der Simulation verarbeitet.
Simulierte Formulare
Konkrete Passwort- oder Formulareingaben werden nicht gespeichert; relevant ist nur die Interaktion.
Freigabe statt Blindflug
Technische Durchführung erst nach bewusster Kundenentscheidung.
Im Managed-Modell sehen Sie den vorbereiteten Stand, können Testmails prüfen und bestätigen die Zustellvorbereitung. Erst anschließend wird eine Simulation verbindlich beauftragt.
VorschauInhalt und Darstellung vor der Durchführung kontrollieren.
TestmailVorbereiteten Versand in der eigenen Umgebung prüfen.
ZustellvorbereitungRelevante Absender- und Zustellinformationen transparent berücksichtigen.
Verbindliche FreigabeSimulation erst nach bewusster Kundenentscheidung einplanen.
Vertragsunterlagen und Datenschutzinformationen transparent einsehbar.
AGB, Leistungsbeschreibung, Datenschutzhinweise sowie der Auftragsverarbeitungsvertrag einschließlich technischer und organisatorischer Maßnahmen stehen öffentlich bereit.
Wie werden Zugriffe auf Kundendaten begrenzt?
Mandantenzuordnung, Rollen und serverseitige Berechtigungsprüfungen bilden den Rahmen für den Zugriff. Eine Oberfläche allein ist keine Zugriffskontrolle: Die erforderlichen Rechte werden auch bei der Verarbeitung geschützter Funktionen geprüft. Für entsprechende Kundenfunktionen ist zusätzlich die Zwei-Faktor-Authentifizierung erforderlich.
Ihre Organisation sollte Benutzerkonten nur berechtigten Personen zuweisen und Zuständigkeiten bei Personalwechseln überprüfen. Fachliche Freigabe, technische Vorbereitung und Ergebniszugriff müssen nicht bei derselben Person liegen. Legen Sie die benötigte Sichtbarkeit vor dem Start gemeinsam mit hookfree fest.
Welche Daten braucht eine Simulation wirklich?
Zur Durchführung werden Empfängerdaten und technische Simulationsereignisse verarbeitet. Bei simulierten Formularen werden keine konkreten Passwörter, Zugangscodes oder Freitext-Rohwerte gespeichert. Für die Auswertung reichen Ereignisse wie das Befüllen eines Felds oder das Absenden eines Formulars.
Aggregierte Berichte sind der Standard. Das bedeutet nicht, dass die gesamte Durchführung anonym erfolgt. Personenbezogene Detailansichten erfordern eine bewusste Freischaltung und den vereinbarten Rahmen. Mindestgrößen für Gruppen können organisationsbezogen durch hookfree hinterlegt werden.
| Bereich | Vorgesehener Rahmen |
|---|---|
| Empfänger | Verarbeitung für die autorisierte Simulation im Auftrag |
| Formulare | Ereignisse statt Speicherung konkreter Eingaben |
| Berichte | Standardmäßig aggregierte Darstellung |
| Personendetails | Nur bei bewusster Freischaltung und vertraglicher Grundlage |
| Aufbewahrung | Nach AVV und Datenschutzhinweisen; eigene Fristen für weitere Nachweise |
Warum gehört die Testmail zum Sicherheitsprozess?
Die Testmail prüft nicht nur den Text. Sie hilft, Absenderdarstellung, Links, Landingpage und Zustellung in Ihrer tatsächlichen E-Mail-Umgebung zu kontrollieren. Ihre IT prüft notwendige, möglichst begrenzte Einstellungen für die freigegebene Simulation. Aus der Managed-Leistung folgt keine pauschale Abschaltung vorhandener Schutzmechanismen.
Erst nach den erforderlichen Prüfungen und der verbindlichen Beauftragung kann die Simulation durchgeführt werden. Fehlende Account- oder Domainfreigaben und technische Hindernisse können einen Start verhindern oder verschieben. Sicherheit entsteht hier auch durch klare Entscheidungen vor dem Versand.
Sicher starten
Phishing-Simulationen mit klaren Sicherheitsgrenzen.
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Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Sicherheit und Datenschutz.
Werden echte Passwörter oder Formulareingaben gespeichert?
Nein. Bei simulierten Login- oder Formularseiten werden konkrete Eingaben wie Passwörter, Zugangscodes oder Freitext-Rohwerte nicht gespeichert oder ausgewertet. Erfasst werden nur die erforderlichen Ereignisse, etwa ob ein Feld befüllt oder ein Formular abgesendet wurde.
Sind Phishing-Simulationen vollständig anonym?
Das lässt sich nicht pauschal behaupten. Für die Durchführung werden Empfängerlisten und technische Ereignisse verarbeitet. Standardmäßig werden Ergebnisse aggregiert dargestellt. Personenbezogene Detailansichten sind nur bei bewusster Freischaltung, vertraglicher Grundlage und entsprechender Verantwortung des Kunden vorgesehen.
Wer legt die Rechtsgrundlage für die Beschäftigtendaten fest?
Die Kundenorganisation verantwortet die Rechtmäßigkeit der Empfängerlisten und die interne Nutzung der Ergebnisse. hookfree verarbeitet Simulationsdaten im vereinbarten Auftrag. Rechtsgrundlage, Informationspflichten und erforderliche Beteiligung von Datenschutz- oder Mitbestimmungsstellen sollten vor dem Start durch die Organisation geklärt werden.
Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit TOMs?
Ja. In den Vertragsunterlagen stehen der Auftragsverarbeitungsvertrag und die technischen und organisatorischen Maßnahmen öffentlich als HTML und PDF bereit. Sie ergänzen die AGB und die Leistungsbeschreibung. Im Registrierungsprozess werden die jeweils angegebenen Dokumentfassungen eingebunden.
Können wir Auswertungen nach Abteilungen begrenzen?
Ja. Auswertungsregeln und Mindestgrößen können durch hookfree organisationsbezogen hinterlegt werden. Kleine Gruppen können ausgeblendet oder von verhaltensbezogenen Kennzahlen ausgenommen werden. Personenbezogene Darstellungen sind keine pauschale Standardfreigabe und müssen gesondert verantwortet werden.
Wie schützt die Engine Kundenkonten und Mandantendaten?
Geschützte Funktionen setzen die erforderliche Zwei-Faktor-Authentifizierung voraus. Rollen und serverseitige Berechtigungsprüfungen begrenzen Zugriffe. Empfängerlisten, Simulationen und weitere Kundendaten werden mandantenbezogen verarbeitet. Sicherheits- und Freigabeaktionen können nachvollziehbar protokolliert werden.
Wie lange werden Simulationsdaten aufbewahrt?
Die vereinbarten Löschfristen stehen im AVV und in den Datenschutzhinweisen. Soweit nicht anders vereinbart, werden personenbezogene Simulations- und Empfängerdaten grundsätzlich 30 Tage nach Abschluss gelöscht oder anonymisiert. Für Berichte, Vertragsnachweise und gesetzlich aufzubewahrende Daten gelten eigene Fristen. Ein 90-tägiger Pilot-Zugang ist keine pauschale Speicherfrist für alle Daten.
Kann ich die E-Mail und Landingpage vor dem Versand prüfen?
Ja. Die Vorschau zeigt den vorgesehenen Stand der Simulation. Zusätzlich müssen Sie eine Testmail an eine freigegebene Testadresse anfordern, prüfen und bestätigen. So werden Inhalt, Darstellung, Links und Zustellung kontrolliert, bevor Sie die Simulation verbindlich beauftragen.
Dürfen wir beliebige Empfänger oder Domains verwenden?
Simulationen sind auf den berechtigten Organisationsbereich und die freigegebenen Empfängerdomains begrenzt. Die primäre Domain wird bei Selbstregistrierung aus der geschäftlichen Admin-E-Mail-Adresse abgeleitet und durch hookfree geprüft. Zusätzliche Domains benötigen gegebenenfalls eine Zusatzbuchung sowie Prüfung und Freigabe.
Müssen wir für die Simulation den Spamfilter abschalten?
Pauschale Abschaltungen sind keine Voraussetzung des Managed-Prozesses. Ihre IT stimmt geeignete, möglichst begrenzte Einstellungen für die Simulation ab und prüft deren Wirkung mit einer Testmail. Für externe Simulationen bietet Microsoft dokumentierte Advanced-Delivery-Einstellungen; zusätzliche Gateways und Mailrouten sind zu berücksichtigen.